26. mars, 2020

État d’urgence sanitaire & assouplissement des règles de réunion et de délibération

 

État d’urgence sanitaire et assouplissement des règles de réunion et 
de délibération des organes dirigeants et des assemblées 

La Loi n° 2020-290 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 du 23 mars dernier, qui déclenche l’état d’urgence sanitaire, autorise le gouvernement à prendre de nouvelles mesures de confinement interdisant toute réunion. Son entrée en vigueur coïncide malencontreusement avec la tenue annuelle des conseils d’administration d’arrêté des comptes et des assemblées générales des actionnaires pour de nombreuses sociétés. 

Pour aider ces entreprises, avec une attention particulière sur les sociétés cotées, le gouvernement a subséquemment adopté une Ordonnance du 25 mars 2020 n° 2020-321 permettant un assouplissement des règles de réunion et de délibération des organes dirigeants et des assemblées. Prise en application la Loi d’urgence, l’Ordonnance autorise notamment à titre temporaire la réunion à distance.

Les personnes morales (sociétés civiles et commerciales, masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, groupements d'intérêt économique, etc.) ainsi que les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé peuvent bénéficier de ces dispositions, et de manière rétractive, pour leurs assemblées et réunions tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai et au plus tard le 30 novembre 2020. Des dispositions réglementaires apporteront des précisions dans les prochains jours. 

I. Les assemblées

Quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer, les dispositions de l’Ordonnance sont applicables sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s'y opposer.

  • Convocation aux assemblées des sociétés cotées 

Lorsqu'une société cotée est tenue de procéder à la convocation d'une assemblée d'actionnaires par voie postale, aucune nullité de l'assemblée n’est désormais encourue du seul fait qu'une convocation n'a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

  • Informations préalables aux assemblées

Lorsqu’un membre d'une assemblée, préalablement à la tenue de celle-ci, a le droit d’obtenir la communication d’un document ou d’une information, cette communication peut dès à présent être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

  • Participation aux assemblées 

A l’exception des SAS où les statuts autorisent généralement la tenue d’assemblées dématérialisée, il est imposé aux autres formes de sociétés la présence physique des associés pour la tenue des assemblées.

Pour les SA ou les SARL, en dépit des assouplissements introduits par le législateur qui autorisent la participation des associés par des moyens de conférence téléphonique, audiovisuelle ou dématérialisée, toutes les sociétés n’ont pas modifié leurs statuts pour en bénéficier ni adapté leur site internet pour le vote électronique. 

Pour les SARL, il n’est pas autorisé de recourir à des moyens de conférence téléphonique ou audiovisuelle pour l’assemblée d’approbation des comptes. 

Par dérogation, lorsqu’une assemblée aura été convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs, l'organe compétent pour la convoquer peut exceptionnellement décider qu'elle se tiendra sans la présence physique de ses membres, et notamment par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Les membres de l’assemblée doivent être avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective sur la tenue de l’assemblée. Les autres personnes ayant le droit d'assister aux séances des assemblées pourront y assister par les mêmes moyens.

Notons que l’AMF a publié le 6 mars dernier un communiqué rappelant aux actionnaires des sociétés cotées qu’il leur est possible de voter sans y être physiquement présent, notamment par correspondance via un formulaire de vote, par un mandat de vote, ou sur Internet via une plateforme de vote sécurisée si les statuts de l’émetteur le permettent.

  • Délibération des assemblées

Pour le calcul du quorum et de la majorité, l’organe compétent peut également décider que sont réputés présents, les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, l'organe compétent peut également décider de recourir à cette faculté.

II. Les organes dirigeants

Les dispositions de l’Ordonnance sont applicables aux organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s'y opposer.

  • Participations aux réunions 

Le Code de commerce impose aux SA la présence physique d’au moins la moitié des membres du Conseil d’administration (ou du Conseil de surveillance) pour procéder à l’arrêté des comptes annuels. Par dérogation, sont désormais réputés présents aux réunions des organes dirigeants les membres qui y participent au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

  • Décisions prises aux réunions 

Les décisions peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

Gregory

Sources : 

  • Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19
  • Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19
  • Communiqué de presse de l’AMF du 6 mars 2020 relatif aux assemblées générales de sociétés cotée